Metodologie

Nei processi amministrativi, le inefficienze si sommano: tempo speso a cercare documenti, distribuire pratiche, sollecitare approvazioni e archiviare fisicamente.

Novametal ha rilevato un’area di ottimizzazione nei flussi dell’ufficio acquisti e amministrazione. Le analisi hanno evidenziato:

• Ritardi legati ad accumuli di pratiche in attesa di lavorazione
• Assorbimento di risorse in distribuzione, ricerca e gestione fisica dei documenti
• Nessuna visibilità in tempo reale sullo stato delle approvazioni

Il progetto Apache – Zero Paper è stato impostato come intervento Lean & Digital con obiettivi precisi:

• Ridisegno totale dei flussi di gestione pratiche e documentazione
• Eliminazione di attività non a valore: accumuli, attese, ricerche, telefonate, distribuzione fisica, spostamenti per firme
• Creazione di un flusso digitale con accesso e approvazioni in tempo reale
• Disponibilità multi-utente (fino a 40 utenti in simultanea) con tracciamento degli step di approvazione
• Obiettivo Zero Paper: riduzione di carta e consumi; liberazione di spazi fisici dagli archivi

La governance ha previsto ruoli chiari (sponsor direzione, referente Lean, IT manager) e condivisione settimanale di progressi e criticità.

Il progetto Apache – Zero Paper ha portato a una significativa semplificazione e accelerazione dei processi amministrativi, con accesso immediato all’ultima versione dei documenti, tracciabilità degli stati di avanzamento e condivisione in tempo reale.

L’obiettivo Zero Paper è stato pienamente raggiunto: sensibile riduzione di carta e materiali di consumo, liberazione di spazi fisici precedentemente dedicati agli archivi.

Il nuovo sistema ha permesso di valorizzare il lavoro delle persone, riducendo il tempo dedicato ad attività ripetitive e aumentando quello destinato ad attività a maggior valore aggiunto.

Flusso approvazioni digitalizzato